COOTRAVIR CTA. trabaja constantemente en mecanismos que permitan asegurar que la Política de Privacidad sea fácil de acceder y entender, es por ello que hemos dividido nuestra política en cuatro (4) secciones que esperamos te ayuden a comprender lo mejor posible como tratamos y gestionamos los datos personales que recolectamos para el desarrollo de nuestras actividades.

• Disposiciones generales
• Tratamiento de datos
• Gestión de derechos
• Aspectos finales

COOTRAVIR CTA. constituida y existente bajo las leyes de la República de Colombia, en adelante COOTRAVIR CTA., actuando como responsable del tratamiento de información personal, se identifica a través de los siguientes datos:

COOTRAVIR CTA.

Nit	891.407.898-8
Dirección Física	Calle 8 # 12B-20 Los Rosales Pereira
Correo electrónico	protecciondedatos@cootravir.com.co
Teléfono	(606)3355808

a. Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

b. Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

c. Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables.

d. Dato personal semiprivado: son aquellos datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. En este caso, para su tratamiento se requiere la autorización expresa del Titular de la información. Por ejemplo: datos de carácter financiero, datos relativos a las relaciones con las entidades de seguridad social (EPS, AFP, ARL, Cajas de Compensación).

e. Dato personal sensible: son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

f. Dato personal privado: es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa a su Titular y para su tratamiento requiere de su autorización expresa. Por ejemplo: Nivel de escolaridad, libros de los comerciantes, entre otros.

g. Dato personal público: es aquel tipo de dato personal que las normas y la Constitución han determinado expresamente como públicos y, para cuya recolección y tratamiento, no es necesaria la autorización del Titular de la información. Por ejemplo: estado civil de las personas, datos contenidos del RUNT, datos contenidos en sentencias judiciales ejecutoriadas, entre otros.

h. Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

i. Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

j. Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

k. Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

l. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

m. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales tiene como propósito establecer los criterios bajo los cuales se realiza el tratamiento de la información personal que reposa en las bases de datos, archivos físicos y digitales de COOTRAVIR CTA., dando así cumplimiento al artículo 15 y 20 de la Constitución Nacional, la Ley 1581 de 2012, el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 y la Sentencia C-748 de 2011.

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de COOTRAVIR CTA., quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de datos personales. Así mismo establece los criterios que COOTRAVIR CTA. ha incorporado para el tratamiento de los datos personales, los mecanismos para que los titulares puedan ejercer sus derechos, las finalidades, las medidas de seguridad, y otros aspectos relacionados con la protección de la información personal.

La presente Política de tratamiento de datos personales está dirigida a cualquier titular de la información o aquel que actúe como su representante legal y del cual COOTRAVIR CTA. haya requerido información personal para el desarrollo de sus actividades en las instalaciones de la cooperativa ubicadas en la Calle 8 # 12B-20 en el barrio Los Rosales de Pereira.

• Tratamiento de datos
• Gestión de derechos
• Aspectos finales

COOTRAVIR CTA. en el desarrollo de sus actividades requiere realizar el tratamiento de las siguientes categorías de datos:

1. Datos académicos
2. Datos de características personales
3. Datos de circunstancias sociales
4. Datos de contacto
5. Datos de salud
6. Datos identificativos
7. Datos laborales
8. Datos patrimoniales
9. Datos públicos
10. Datos sensibles

Los datos personales que son obtenidos por COOTRAVIR CTA. están sometidos a los siguientes tratamientos:

• Recolección

COOTRAVIR CTA. recolecta información personal a través de diversos medios en el desarrollo de las diferentes actividades relacionadas con su objeto social, y las obligaciones que tiene como representante legal para los trabajadores asociados o como empleador para los trabajadores no asociados. La información personal será obtenida de tres formas diferentes: a) directamente del titular, b) de un tercero siempre y cuando este cuente con la autorización y c) de fuentes públicas de información.

Así mismo la recolección de información personal podrá llevarse a cabo a través de medios físicos, digitales o electrónicos, y en cada uno de ellos se incorporará un aviso de privacidad y autorización, dando así cumplimiento a los requisitos establecidos en el art. 2.2.2.25.3.2 y 2.2.2.25.3.3 del decreto 1074 y obedeciendo los principios de libertad y finalidad del art. 4 de la Ley 1581.

• Almacenamiento

El almacenamiento de la información personal contenida en las bases de datos o sistemas de información se encuentra en los servidores propios dentro del país, y en servidores externos de terceros, los cuales cuentan con medidas de seguridad física, técnicas y administrativas, y cuenta con controles de acceso a la información, garantizando el principio de acceso y circulación restringida.

La información personal que se encuentre sujeta a requerimientos de Ley permanecerá almacenada en nuestras bases de datos de acuerdo con lo que para esto la Ley haya establecido, en aquellos casos donde la Ley no se ha pronunciado la información permanecerá mientras que la finalidad para la cual fue recolectada se encuentre vigente.

• Circulación

Por regla general, COOTRAVIR CTA. no comparte los datos personales que recolecta con terceros. No obstante, para el cumplimiento efectivo de sus obligaciones puede entregar los datos a otras entidades, amparados en los artículos 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2 del decreto 1074 que establece que se encuentra permitido la transmisión de datos personales cuando sea necesario para la ejecución de un contrato o acuerdo cooperativo entre el titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del titular o exista un contrato de transmisión de datos personales.

• Supresión

La supresión de la información personal que haya sido recolectada se llevará a cabo cuando: (I) no sea necesaria para el cumplimiento de aspectos legales, contractuales, tributarios, financieros, de auditoria o este cubierta por disposiciones o requerimientos de Ley, (II) No afecte o implique la perdida de trazabilidad o integridad de las bases de datos o sistemas de información donde reposa la información; (III) Se haya cumplido o eliminado la finalidad para la cual fueron recolectados. (IV) Sea solicitada por el titular de los datos o aquel que demuestre que se encuentra autorizado y no vaya en contra de las definiciones anteriores. No obstante, pueda que alguna información se conserve únicamente con fines estadísticos o de auditoria.

Tipos de Titular	Finalidades de Uso
Clientes	1. Remitir o enviar información relacionada con el objeto social de la organización 2. Gestionar las relaciones, derechos y deberes que se tienen con los titulares 3. Realizar el envío de comunicaciones a nivel general 4. Gestionar y mantener un histórico de relaciones comerciales 5. Adelantar el ofrecimiento productos y servicios 6. Realizar encuestas de opinión 7. Adelantar comunicaciones o contacto vía correo electrónico, SMS, teléfono u otro medio 8. Realizar la verificación de cumplimientos legales o normativos 9. Realizar actividades de gestión administrativa 10. Realizar la verificación de datos y referencias 11. Generar facturas 12. Recibir y gestionar requerimientos sobre productos o servicios, atención a los titulares (Gestión PQR) 13. Cumplir con los requisitos legales para la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo 14. Adelantar comunicaciones a distancia para la venta de productos o servicios 15. Gestionar los requisitos o necesidades que nos hayan sido requeridos o se deriven de una relación comercial 16. Cumplir con la atención de derechos de los ciudadanos 17. Cumplir con los deberes económicos y contables de la organización 18. Realizar actividades de cobro y pago 19. Realizar actividades de fidelización 20. Adelantar campañas de Actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales 21. Realizar la formalización de ajustes o acuerdos de pago 22. Realizar actividades de marketing tradicional o digital 23. Cumplir con los requisitos legales asociados a la formalización de contratos 24. Registro en aplicativos y formularios de entidades y organismos estatales por requerimiento legal 25. Cumplir con los protocolos de bioseguridad exigidos por el ministerio de salud en concordancia con la prevención del COVID-19 26. Realizar la verificación de requisitos jurídicos, técnicos y/o financieros
Proveedores y Contratistas	1. Atender requerimientos de autoridades judiciales o administrativas 2. Remitir o enviar información relacionada con el objeto social de la organización 3. Gestionar las relaciones, derechos y deberes que se tienen con los titulares 4. Realizar el envío de comunicaciones a nivel general 5. Gestionar y mantener un histórico de relaciones comerciales 6. Adelantar comunicaciones o contacto vía correo electrónico, SMS, teléfono u otro medio 7. Realizar la verificación de cumplimientos legales o normativos 8. Realizar actividades de gestión administrativa 9. Realizar la verificación de datos y referencias 10. Recibir y gestionar requerimientos sobre productos o servicios, atención a los titulares (Gestión PQR) 11. Cumplir con los requisitos legales para la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo 12. Realizar la verificación de datos o referencias suministradas con terceros o entidades 13. Cumplir con los deberes económicos y contables de la organización 14. Realizar actividades de cobro y pago 15. Adelantar campañas de Actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales 16. Realizar la formalización de ajustes o acuerdos de pago 17. Cumplir con los requisitos legales asociados a la formalización de contratos 18. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia de seguridad y salud en el trabajo 19. Trámite de requerimientos por parte de entidades como IPS, EPS, ARL. 20. Cumplir con los requisitos de gestión de riesgos laborales 21. Preservar la seguridad de los activos y personas 22. Adelantar la gestión de riesgos laborales y la prevención y protección del recurso humano ante enfermedades y accidentes del ámbito laboral 23. Gestionar riesgos o accidentes dentro de las instalaciones 24. Cumplir con los protocolos de bioseguridad exigidos por el ministerio de salud en concordancia con la prevención del COVID-19 25. Realizar la verificación de requisitos jurídicos, técnicos y/o financieros 26. Gestionar las relaciones, derechos y deberes que se tienen con proveedores
Trabajadores Asociados y no Asociados	1. Adelantar la gestión de riesgos laborales y la prevención y protección del recurso humano ante enfermedades y accidentes del ámbito laboral 2. Realizar control de horario 3. Gestionar riesgos o accidentes dentro de las instalaciones 4. Realizar la verificación de riesgo de salud 5. Registro en aplicativos y formularios de entidades y organismos estatales por requerimiento legal 6. Cumplir con los requisitos de pago de prestaciones sociales 7. Cumplir con los protocolos de bioseguridad exigidos por el ministerio de salud en concordancia con la prevención del COVID-19 8. Controlar el acceso y salida de personas en las instalaciones 9. Adelantar procedimientos administrativos y de control interno 10. Cumplir con la declaración y pago de aportes de seguridad social 11. Realizar procesos de formación de personal interno 12. Mantener un registro histórico, científico o estadístico 13. Remitir o enviar información relacionada con el objeto social de la organización 14. Gestionar las relaciones, derechos y deberes que se tienen con los titulares 15. Realizar el envío de comunicaciones a nivel general 16. Realizar encuestas de opinión 17. Adelantar comunicaciones o contacto vía correo electrónico, SMS, teléfono u otro medio 18. Realizar actividades de gestión administrativa 19. Realizar la verificación de datos y referencias 20. Cumplir con los requisitos legales para la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo 21. Realizar la verificación de datos o referencias suministradas con terceros o entidades 22. Cumplir con la atención de derechos de los ciudadanos 23. Adelantar investigaciones en caso de presentarse situaciones de riesgo o violaciones a la seguridad 24. Gestionar la seguridad en todos sus aspectos 25. Realizar la aplicación de sanciones asociadas a incumplimientos de algún tipo 26. Adelantar campañas de Actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales 27. Cumplir con los requisitos legales asociados a la formalización de contratos 28. Realizar el registro de entrada y salida de activos, paquetes, documentos o correspondencia 29. Realizar la gestión y administración de las instalaciones 30. Gestionar las actividades asociadas a la incorporación de la fuerza laboral 31. Promocionar y gestionar ofertas de empleo 32. Generar estadísticas internas 33. Asegurar la gestión de la seguridad en nuestras instalaciones 34. Realizar convocatorias o citas para entrevistas o pruebas 35. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia de seguridad y salud en el trabajo 36. Cumplir con los requisitos asociados a las relaciones laborales y condiciones de trabajo 37. Adelantar la administración de Sistemas de Información, gestión de claves, administración de usuarios, etc. 38. Trámite de requerimientos por parte de entidades como IPS, EPS, ARL. 39. Gestionar las actividades asociadas al manejo de personal 40. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a exempleados o empleados actuales 41. Cumplir con los requisitos de gestión de riesgos laborales 42. Preservar la seguridad de los activos y personas 43. Gestionar y realizar el pago de nomina
Visitantes	1. Realizar actividades de gestión administrativa 2. Realizar la verificación de datos o referencias suministradas con terceros o entidades 3. Cumplir con la atención de derechos de los ciudadanos 4. Realizar análisis de perfiles 5. Promocionar y gestionar ofertas de empleo 6. Asegurar la gestión de la seguridad en nuestras instalaciones 7. Realizar la selección y promoción de oportunidades laborales 8. Realizar convocatorias o citas para entrevistas o pruebas 9. Preservar la seguridad de los activos y personas 10. Gestionar riesgos o accidentes dentro de las instalaciones 11. Cumplir con los protocolos de bioseguridad exigidos por el ministerio de salud en concordancia con la prevención del COVID-19 12. Realizar la gestión y administración de las instalaciones 13. Gestionar las actividades asociadas a la incorporación de la fuerza laboral

Los datos sensibles recolectados serán tratados con las siguientes finalidades

Tipo de Dato Sensible	Finalidad de Recolección
Biométricos	1. Realizar actividades de gestión administrativa 2. Generar estadísticas internas 3. Asegurar la gestión de la seguridad en nuestras instalaciones 4. Preservar la seguridad de los activos y personas 5. Realizar control de horario 6. Controlar el acceso y salida de personas en las instalaciones 7. Adelantar procedimientos administrativos y de control interno
Datos de salud	1. Mantener un registro histórico, científico o estadístico 2. Generar modelos y datos para la toma de decisiones 3. Atender requerimientos de autoridades judiciales o administrativas 4. Remitir o enviar información relacionada con el objeto social de la organización 5. Realizar encuestas de opinión 6. Realizar la verificación de cumplimientos legales o normativos 7. Realizar actividades de gestión administrativa 8. Recibir y gestionar requerimientos sobre productos o servicios, atención a los titulares (Gestión PQR) 9. Realizar la verificación de datos o referencias suministradas con terceros o entidades 10. Cumplir con la atención de derechos de los ciudadanos 11. Adelantar investigaciones en caso de presentarse situaciones de riesgo o violaciones a la seguridad 12. Gestionar la seguridad en todos sus aspectos 13. Realizar análisis de perfiles 14. Generar estadísticas internas 15. Asegurar la gestión de la seguridad en nuestras instalaciones 16. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia de seguridad y salud en el trabajo 17. Trámite de requerimientos por parte de entidades como IPS, EPS, ARL. 18. Cumplir con los requisitos de gestión de riesgos laborales 19. Adelantar la gestión de riesgos laborales y la prevención y protección del recurso humano ante enfermedades y accidentes del ámbito laboral 20. Gestionar riesgos o accidentes dentro de las instalaciones 21. Realizar la verificación de riesgo de salud 22. Registro en aplicativos y formularios de entidades y organismos estatales por requerimiento legal 23. Cumplir con los protocolos de bioseguridad exigidos por el ministerio de salud en concordancia con la prevención del COVID-19 24. Realizar procesos de formación de personal interno 25. Gestionar las relaciones, derechos y deberes que se tienen con proveedores

COOTRAVIR CTA. solicitará de manera libre, previa, expresa y debidamente informada, la autorización por parte de los titulares de los datos personales y para ello generará mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma, podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, digital, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, cumpliendo con los requisitos establecidos en la Ley.

• Autorización tratamiento de datos niños, niñas y adolescentes

En el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se asegurará el respeto a los derechos de los menores de edad. COOTRAVIR CTA.podrá requerir el tratamiento de datos personales de menores de edad para dar cumplimiento a aspectos legales como: I) El artículo 32 de la Ley 789 de 2002 relacionado con la obligación de adelantar la vinculación de aprendices y II) El derecho de los afiliados al Sistema de Seguridad Social de afiliar a cualquier pariente dentro del tercer grado de consanguinidad o a cualquier menor de 12 años (sea o no pariente) siempre y cuando dependa económicamente.

En caso de requerir la recolección directa de datos personales de niños, niñas y adolescentes, COOTRAVIR CTA. solicitará la autorización de tratamiento con el consentimiento informado de los padres o adultos responsables de los menores de edad

COOTRAVIR CTA. ha adoptado las medidas técnicas, jurídicas, humanas y administrativas necesarias para procurar la seguridad de los datos de carácter personal protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento. Así mismo, internamente se han implementado protocolos y lineamientos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal con acceso a datos de carácter personal y a los sistemas de información.

Las empresas y/o personas externas a COOTRAVIR CTA., que en virtud de una relación contractual realice el tratamiento de datos personales, deberá cumplir con las siguientes obligaciones:

a. Garantizar al titular el acceso, consulta, actualización, rectificación de sus datos personales.
b. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización para el tratamiento de datos personales informando la finalidad de la recolección.
c. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad que impida la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
d. Adoptar un manual interno de políticas que garanticen el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, relativa a la protección de datos personales.
e. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
f. Cumplir con las obligaciones establecidas en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, y sus respectivos decretos reglamentarios, relativos a la protección de datos personales.

En los casos de que COOTRAVIR CTA. opere como encargado de la información, los Responsables de la información deberán solicitar y conservar la autorización del titular de la información, para el tratamiento de los datos personales por parte nuestra, por lo tanto COOTRAVIR CTA. presume que el Responsable de la información, cuenta con las autorizaciones previas y expresas de los titulares con quien tiene contacto, para hacer uso de sus datos personales y suministrará copia de tales autorizaciones en caso de que como encargados lo requiramos, para los fines consagrados en la política de tratamiento de datos personales.

• Gestión de derechos
• Aspectos finales

El Derecho Fundamental al Habeas Data, faculta al titular del dato solicitar el acceso, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales que se encuentran en posesión de un tercero, a su vez, puede revocar la autorización que ha otorgado para el tratamiento. Si un titular de datos personales considera que COOTRAVIR CTA. tiene acceso a sus datos personales, esta persona puede en todo momento solicitar la consulta de sus datos, o si considera que COOTRAVIR CTA. está haciendo mal uso de sus datos, puede realizar la respectiva reclamación.

El titular está facultado para solicitar:

a. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
b. Conocer, actualizar y rectificar su información. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
c. Conocer por qué y para qué COOTRAVIR CTA., recolecta información en base de datos.
d. Revocar la autorización dada para contener información personal en las bases de datos de COOTRAVIR CTA. y/o solicitar la supresión del dato siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
e. Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando COOTRAVIR CTA. no haya atendido satisfactoriamente consultas o reclamos.
f. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
g. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes

• Consulta

A través del mecanismo de la consulta, el titular del dato podrá solicitar a COOTRAVIR CTA., acceso a su información personal. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. En caso de no ser posible dar respuesta a la consulta dentro del término referenciado, se le informará, los motivos de la demora y se le dará respuesta, máximo cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• Reclamo

A través del mecanismo de reclamo, el titular del dato podrá reclamar a COOTRAVIR CTA., alguna inconformidad que tenga sobre el uso que se le está dando a sus datos.

El reclamo será atendido en un término máximo de (15) quince días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. En caso de no ser posible atender el reclamo dentro de dicho término se le informará, los motivos de la demora y se le dará respuesta máxima (8) ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En caso de que el reclamo se encuentre incompleto, se le requerirá, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Cuando COOTRAVIR CTA. no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al titular.

• Titulares o personas facultadas para ejercer los derechos

Podrá ejercer sus derechos cualquier titular de la información o aquel que actúe como su representante legal. Los siguientes titulares son meramente con carácter ejemplificativo y no son exclusivos, ni excluyentes.

1. Clientes.
2. Proveedores y Contratistas.
3. Trabajadores Asociados y no Asociados.
4. Visitantes

• Información que debe acreditar el titular o persona

Para el radicado y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:

a. Nombres y apellidos completos.
b. Tipo y número de identificación.
c. Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
d. Medios para recibir respuesta a su solicitud.
e. Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
f. Firma (si aplica) y número de identificación.

Todo ejercicio de sus derechos requiere de legitimación previa, de acuerdo con lo descrito en el artículo 2.2.2.25.4.1 de decreto 1074, por lo cual toda petición o reclamo asociados a solicitudes de acceso, rectificación, actualización o eliminación de datos deberá estar acompañada de cualquiera de los siguientes documentos:

a. Fotocopia de su documento de identidad.
b. Carta autenticada de acreditación de causahabiente.
c. Carta autenticada de representación o apoderamiento.
d. Otro documento que acredite la facultad de representación del titular de los datos

• Solicitud de imágenes o videos

En caso de que el titular de la información solicite acceso a imágenes y/o videos donde se capture su información, deberá seguir el siguiente procedimiento:

a. Indicar los hechos de la solicitud, estableciendo fecha, hora, lugar y demás información que facilite la ubicación del fragmento de imagen o video.
b. Justificar la necesidad de la solicitud.
c. Aportar los documentos que permitan justificar que el titular es la persona indicada para realizar dicha solicitud. En caso de que el interesado sea un tercero, deberá aportar el documento de autorización para el acceso a esa información por parte del titular del dato

• Procedimiento para trámites por solicitud de imágenes y/o videos

Para que proceda el trámite, COOTRAVIR CTA.:

a. Verificará que la información aún se encuentre almacenada en sus servidores, de acuerdo con lo establecido en el numeral 2.2 de la presente política.
b. Revisará dicha solicitud, y verificará si es procedente, revisando que no afecte el derecho a la intimidad, y otros derechos fundamentales de terceras personas, diferentes al titular de la información que se encuentren en dichas imágenes y/o video.
c. En caso de que afecte derechos de terceros, COOTRAVIR CTA. notificará que dentro de la información solicitada se encuentran imágenes de terceros, por lo cual se requiere realizar la anonimización (hacer borrosa o fragmentar) de los datos. Los costos de dicho proceso de anonimización deben ser cancelados por el solicitante.
d. En caso de que no afecte derechos fundamentales de terceros, COOTRAVIR CTA. citará al titular de la información en sus instalaciones para que pueda visualizar la información que requiere.

• Canales habilitados para el ejercicio de los derechos COOTRAVIR CTA. tiene habilitado los siguientes canales para que los titulares ejerzan su derecho al Habeas Data.

Nit	891.407.898-8
Dirección Física	Calle 8 # 12B-20 Los Rosales Pereira
Correo electrónico	protecciondedatos@cootravir.com.co
Teléfono	(606)3355808

Estos son los únicos canales que COOTRAVIR CTA. tiene habilitados para las consultas y reclamos por protección de datos personales, por lo tanto, como titular usted deberá tenerlos presente.

• Responsable del cumplimiento de la política

El responsable del efectivo cumplimiento de la Política, así como de las consultas y reclamos relacionados con la protección de datos personales de los titulares en COOTRAVIR CTA. será el Oficial de Protección de datos personales, en todo caso el responsable, podrá requerir otras áreas de COOTRAVIR CTA. para efectos de verificar el cumplimiento de la normativa relativa a protección de datos personales. En caso de cualquier duda respecto a esta política, puede contactarnos a través de los canales anteriormente descritos.

• Aspectos finales

• Medidas permanentes

En el tratamiento de datos personales, COOTRAVIR CTA. de manera permanente, verificará en sus procesos, protocolos, procedimientos y políticas, que se garantice el derecho de hábeas data a los titulares de la información.

• Vinculo con la política

Cualquier titular de la información que tenga alguna relación con COOTRAVIR CTA., deberá acatar la presente política. Los titulares de la información, diferente a los usuarios finales, deberán cumplir con el manual interno de políticas relativas a la protección de datos personales.

• Cumplimiento de los principios

COOTRAVIR CTA. garantiza los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad sobre los datos que reposan en las bases de datos de COOTRAVIR CTA.

• Inscripción de las bases de datos en el RNBD

Dando cumplimiento a las disposiciones normativas, COOTRAVIR CTA. llevará a cabo la inscripción de las bases de datos que tiene en posesión de acuerdo con lo descrito en el Decreto 090 de enero de 2018, el cual modifica y redefine los artículos 2.2.2.26.1.2 Ámbito de Aplicación y 2.2.2.26.3.1 Plazo de Inscripción del Decreto 1074 de 2015.

• Vigencia

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Los datos personales proporcionados se conservarán mientras se mantenga la relación contractual con el Titular de la información o mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos.

• Fecha de aprobación de la política y entrada en vigor

La presente política entra en vigor a partir del 22 de noviembre de 2022 en su versión 2 y reemplaza nuestra política anterior del 01 de septiembre del 2022.

De acuerdo con la normativa de protección de datos, para toda consulta o reclamo tenga en cuenta.

• Primero dirigirla a nosotros como responsables
• Suministrar información que lo identifique como titular
• Realizarla a través de los canales autorizados
• Consultar y seguir nuestro procedimiento

Como titular de la información nos interesa que sepas que en cualquier momento podrás.

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales.
• Conocer, actualizar y rectificar su información.
• Realizar consultas o reclamos.
• Conocer de forma clara para que usamos los datos.

Creemos que es absolutamente esencial que sepas cómo cuidamos tus datos e información, por eso en esta página web podrás informarte sobre nuestras actualizaciones, los canales de atención establecidos y la política general que aplicamos al tratamiento de datos.